Declaraties

5.2 DECLARATIEDOSSIER INDIENEN

5.2.1 Algemeen

2 keer per jaar, uiterlijk op 15 februari en op 15 juli dient de promotor een declaratiedossier in via het plattelandsloket. Het declaratiedossier bevat minstens een verslag van de voortgang van het project, inclusief de stand van zaken met betrekking tot de indicatoren. In de goedkeuringsbrief is opgenomen wanneer u de eerste declaratie moet indienen.

De declaratie van 15 juli bevat bij voorkeur een verantwoording van de periode van 1 januari tot en met 30 juni, de declaratie van 15 februari bevat bij voorkeur een verantwoording van de periode van 1 juli tot en met 31 december. Promotoren waarvan de voorgaande declaratie niet tijdig is verwerkt in het plattelandsloket, krijgen vanaf de datum van uitbetaling van hun subsidie van hun voorgaande declaratie nog 8 weken om hun nieuwe declaratie in te dienen via het plattelandsloket.

Voor microprojecten moet enkel een einddeclaratie ingediend worden, uiterlijk op de eerstkomende deadline na het einde van het project.

5.2.2 Samenstelling

5.2.2.1 Voortgangsverslag of eindverslag

Het voortgangsverslag is verplicht in te vullen bij iedere declaratie, ook als er geen kosten worden ingediend. Het voortgangsverslag is rechtstreeks in te vullen in het plattelandsloket.
• Geef aan of het een voortgangsverslag of eindverslag (= laatste declaratie) is.
• Geef aan op welke periode het verslag betrekking heeft.
• Omschrijf de situatie waarin het project zich nu bevindt. Welke doelstellingen werden al behaald?
• Welke stappen moeten nog uitgevoerd worden om de doelstellingen te behalen?
• Welke problemen, moeilijkheden, vertragingen heeft u tijdens de projectuitvoering vastgesteld?
• Zijn er voor de uitvoering van het project bijzondere opvolgingsvoorwaarden opgelegd in de goedkeuringsbrief? Zo ja, hoe komt u hieraan tegemoet?
• Hoe werd over het project gecommuniceerd. Lijst de communicatieacties op en voeg de bewijsstukken toe als bijlage(n).
• Hoe wordt het project na afloop van de subsidie verdergezet? (enkel in te vullen bij einddeclaratie)

Voor microprojecten dient u een eindverslag (geen tussentijdse declaraties) in met bewijzen van uitvoering of realisatie, zoals bepaald in de goedkeuringsbrief.

5.2.2.2 Stand van zaken indicatoren

De voortgang van de indicatoren is verplicht in te vullen bij iedere declaratie, ook als er geen kosten worden ingediend. U vult dat rechtstreeks in in het plattelandsloket. Bij een volgende declaratie vult u steeds de cumulatieve waarde in.

5.2.2.3 Kosten voor reële uitgaven

Als de kosten van de declaratie minder dan 10% van de totale projectkost bedragen, moeten de kosten nog niet ingediend worden. De kosten kunnen dan bij de volgende declaratieronde ingediend worden. Zo wordt de administratieve last beperkt. Het voortgangsverslag en stand van zaken van de indicatoren moet u wel altijd indienen.

Bewijslast voor voorbereidingskosten

Voor het indienen van bewijslast van voorbereidingskosten verwijzen we naar de onderdelen ‘bewijslast voor reële kosten’ en ‘bewijslast voor personeelskosten’.

Bewijslast voor personeelskosten
• Opgave van het aantal gewerkte uren per dag en per personeelslid en de activiteiten. Gebruik hiervoor het daarvoor voorziene sjabloon en voeg toe als bijlage;
• De loonfiche van de eerste maand waarin de werknemer aan het project meewerkt of de eerste loonfiche van de volledige maand in dienst indien de werknemer later in dienst is gekomen. Daarna wordt er ieder jaar van de maand januari een geactualiseerde loonfiche bezorgd. Indien er geen nieuwe loonfiche wordt aangeleverd, grijpen we terug naar de laatst gekende loonfiche en wordt het SUT niet geïndexeerd of aangepast. Op de loonfiche moet alle relevante informatie duidelijk leesbaar zijn;
• Voor statutair onderwijzend personeel dat niet rechtstreeks wordt betaald door de onderwijsinstelling die begunstigde is, maar door de Vlaamse overheid, wordt de loonstaat aanvaard;
• Voor personeelsleden die worden gedetacheerd:
o Een detacheringsovereenkomst tussen de promotor en de detacherende organisatie;
o Loonfiche;
o Enkel als uit de detacheringsovereenkomst niet blijkt dat de projectpartner de loonkost
draagt: aanvullende stukken waaruit dit wel blijkt.
• Voor eigenaars van KMO’s die geen loon ontvangen op basis van een arbeidsovereenkomst:
o Tijdsregistraties
o Het bewijs van (mede)eigenaarschap van de kmo (via statuten, aandelenregister, ….).

Bewijslast voor reële kosten
• De factuur op naam van promotor of copromotor, onkostennota of kasticket met omschrijving van de geleverde prestatie en het te betalen bedrag;
• Rekeninguittreksel van de betaling van de factuur of een ander document dat de betaling van de onkosten staaft (zoals boekhoudkundige uittreksels);
• Gemotiveerde verdeelsleutel als niet de totaliteit van de factuur in aanmerking komt binnen het gesubsidieerde project;
• In geval van collectieve betalingen:
o Pagina van het globaal overzicht met de ingediende factuur
o Globaal overzicht met het totaalbedrag van de globale overschrijving
o Link met de betalingsreferentie van de boekhouding

Voor een microproject is enkel een realisatiebewijs vereist. Wat concreet het realisatiebewijs is, is opgenomen in de goedkeuringsbrief.

Bewijslast bijdrage in natura
Per vrijwilliger wordt er een getekend registratieformulier bijgehouden dat mee wordt ingediend bij de declaratie.

Bewijslast BTW
Voor facturen met verlegde BTW en bij BTW op buitenlandse facturen:
• Ontvangstbewijs van de btw-aangifte en bewijs van betaling;
• Detail uit het BTW-rooster met aanduiding van de respectievelijke factuur;
• Detail uit het aankoopdagboek met aanduiding van de te betalen BTW op de betrokken factuur.

5.2.2.4 Vereenvoudigde kostenopties

Voor goedgekeurde vereenvoudigde kostenopties moeten geen bewijsstukken ingediend worden bij de declaratie.
De uitbetaling van de VKO’s (7%, 15%, 20% en 40%) verloopt automatisch op basis van de ingediende kosten. Voor de VKO eenheidsprijzen voor gemeenschapsinfrastructuur bij investeringsprojecten is de uitbetaling in 2 schijven. De eerste schijf van 75% zodra de werken gestart zijn. De laatste schijf van 25% kan pas bij de einddeclaratie worden uitbetaald en op voorwaarde dat de LEADER-coördinator een investeringscontrole uitgevoerd heeft.

Uit: Handboek van VLM (p38-40).