Eerste hulp bij overheidsopdrachten
Wanneer en hoe schrijf je een overheidsopdracht uit? Hoe verloopt zo'n opdracht? En hoe geef je dit aan binnen je LEADER project?
DISCLAIMER: Met deze uitleg willen we beknopt samenvatten wat de Wet op Overheidsopdrachten inhoudt, wat de drempelbedragen en procedures zijn en hoe je er binnen je LEADER project mee aan de slag gaat. Voor de volledige en enige correcte informatie verwijzen we naar de wetgeving zelf en naar het handboek van VLM. (Zie extra info)
1. De basis
Wat is de Wet op Overheidsopdrachten?
Wanneer overheidsinstanties (of andere organisaties die moeten voldoen aan de Wet op OO, zie verder) goederen, diensten of werken willen aankopen of laten uitvoeren, moeten ze ervoor zorgen dat iedere geïnteresseerde opdrachtnemer een gelijke kans krijgt om de opdracht te doen. Belangrijke principes binnen deze wet zijn gelijke behandeling (niet-discriminatie), mededinging en transparantie. Afhankelijk van de kostprijs van de opdracht moet je bepaalde procedures en regels volgen voor het uitschrijven van de opdracht (plaatsing), de toekenning (gunning) en de uitvoering.
Een voorbeeld:
Een overheid wil een communicatiecampagne laten uitvoeren door een extern bedrijf, en raamt de kosten rond de €40.000. In eerste instantie zullen ze de opdracht gedetailleerd moeten bepalen en uitschrijven. Ze leggen ook op voorhand vast op basis van welke criteria (vb. prijs, kwaliteit) ze de opdracht zullen toekennen. Na het opvragen van meerdere offertes, zullen ze op basis van die criteria de opdracht gunnen aan één specifiek bureau. Alle communicatie rond deze opdracht verloopt via het Belgische platform voor overheidsopdrachten, e-procurement.
Wat gebeurt er als je de wet op Overheidsopdrachten niet volgt?
Als je de Wet op Overheidsopdrachten niet volgt, kunnen er verschillende ernstige gevolgen zijn, zowel voor de aanbestedende overheid/organisatie als voor de opdrachtnemers. Mogelijke gevolgen zijn bijvoorbeeld administratieve sancties zoals een boete, of een rechtsprocedure voor de Raad van State van een ontevreden inschrijver of andere belanghebbende. De rechter kan dan de gunning schorsen of nietig verklaren als blijkt dat de regels zijn overtreden.
In het geval van een LEADER project, hanteert de VLM een sanctiematrix wanneer de wet op OO niet werd gevolgd, of wanneer er fouten tegen werden gemaakt. Dit betekent dat je een deel van je subsidie niet uitbetaald krijgt.
Wie moet voldoen aan de Wet op Overheidsopdrachten?
De Wet op Overheidsopdrachten is van toepassing op een breed scala aan entiteiten. Ten eerste zijn dat alle nationale, regionale en lokale overheden. Ten tweede moeten ook alle publiekrechtelijke instellingen, zoals bijvoorbeeld universiteiten, ziekenhuizen en nutsbedrijven voldoen aan de Wet op Overheidsopdrachten. Ook organisaties die cumulatief aan bepaalde voorwaarden voldoen (ze hebben het algemeen belang tot doel en zijn niet van industriële of commerciële aard en ze voeren opdrachten uit met meer dan 50% publieke subsidies of worden rechtstreeks gecontroleerd door een aanbestedende overheid) en publiek-private samenwerkingen vallen hieronder. Ook kan het zijn dat een organisatie voor een specifieke opdracht de Wet op Overheidsopdrachten moet volgen.
Bedragen en procedures
In principe geldt dat je voor elke aankoop, vanaf een bedrag boven de 0 euro dus, de markt moet bevragen en een spoor daarvan (op papier) moet bijhouden. Daarnaast bepalen een aantal drempelbedragen de procedures. In een notendop (want in realiteit is dit veel complexer):
- Bedragen onder de € 30.000: Je moet de markt bevragen door meerdere relevante spelers te vragen om een offerte, of zelf onderzoek te doen naar de beste optie, en hiervan bewijzen (vb. screenshots) bij te houden. Hier kan je gebruik maken van de eenvoudige "procedure aanvaarde factuur". Meestal wordt gezegd dat je zeker 3 mogelijke opdrachtnemers moet aanspreken, maar eigenlijk geldt de regel dat je minstens 2 valabele en vergelijkbare offertes overhoudt. De gunningsvoorwaarden moeten op voorhand niet vastliggen, maar moet je wel in een verslag (dit kan beknopt zijn) motiveren waarom je dit bedrijf of deze organisatie koos. Je moet de opdracht niet ingeven in het e-procurement platform.
- Bedragen tussen de € 30.000 en € 140.000: Dit zijn zogenaamde "onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking". Deze opdracht maak je aan in het e-procurement platform, maar je kiest zelf welke bedrijven/organisaties je aanschrijft. Het is met andere woorden niet verplicht om deze opdracht publiek bekend te maken. Verder gelden alle regels van de Wet op Overheidsopdrachten.
- Bedragen boven de € 140.000: Hier zijn verschillende procedures mogelijk, afhankelijk van de specifieke opdracht en het bedrag. In elk geval zijn dit complexe opdrachten die op het e-procurement platform moeten aangemaakt worden, wellicht met publieke bekendmaking, zodat alle mogelijke spelers hierop kunnen intekenen. Wanneer de bedragen nog groter worden en de Europese drempels overschrijden, geldt niet langer de Belgische, maar de Europese regelgeving. Deze drempelbedragen verschillen als het om goederen, diensten of werken gaat en worden om de twee jaar herzien door de Europese Commissie. Kijk hier voor de huidige drempelbedragen: https://www.vlaanderen.be/het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/drempelbedragen.
2. De wet op Overheidsopdrachten en LEADER
Optie 1: Ik voer een microproject uit
Microprojecten zijn een forfait. Dit wil zeggen dat er geen facturen worden gecontroleerd. Je hoeft dus nooit een dossier voor "wet op overheidsopdrachten" aan te maken hiervoor op het e-loket. Dit ontslaat je evenwel niet van het correct naleven van de Wet op Overheidsopdrachten zelf.
Optie 2: Ik moet de wet op overheidsopdrachten niet volgen
In dit geval moet je eenmalig, bij de start van je project, aantonen dat je dit niet moet volgen. Laad volgende documenten op onder het tabblad "vragen" in het e-loket:
- Een verklaring op eer. Klik hier voor een sjabloon voor een verklaring op eer.
- 3 jaarrekeningen
- de statuten van de organisatie
Let wel: dit geldt niet voor natuurlijke personen (rechtspersoon, zoals een eenmanszaak). Zij hoeven de stap hierboven niet te nemen.
Optie 3: Ik moet de wet op overheidsopdrachten volgen
Specifiek voor LEADER projecten geldt dat je vanaf een factuur boven de €2.500 (excl. BTW) bewijsstukken voor de "Wet op Overheidsopdrachten" moet indienen in het e-loket.
Let wel, dit is niet zo als de aankoop of dienst valt onder een forfait van een vereenvoudigde kostenoptie, omdat er dan geen factuur wordt ingediend. Het bedrag van € 2.500 heeft verder geen wettelijke basis.
Wat moet je in het e-loket uploaden (vanaf €2.500)?
- Voor opdrachten via de procedure aanvaarde factuur (onder €30.000):
-
- Ingevuld sjabloon marktbevraging
- Bewijs van prijsvraag (aan meerdere): dit zijn vb. de mails met prijsvraag die je stuurt naar verschillende bedrijven/organisaties
- Ontvangen offertes of bewijs van raadpleging meerdere prijzen
- Beslissing of bestelbon: de gemotiveerde beslissing voor de keuze van leverancier/opdrachtnemer
-
- Voor alle andere opdrachten (boven €30.000): Afhankelijk van de gekozen procedure kunnen de bewijsstukken verschillen:
-
- Ingevuld sjabloon onderhandelingsprocedures
- Publicatie van de aankondiging of bewijs van uitnodiging tot indiening van offertes (indien geen publicatie vereist)
- Bestek of de prijsvraag
- Ontvangen offertes
- Verslag van nazicht (indien van toepassing)
- Gunningsverslag
- Beslissing
-
- Raamovereenkomsten: Er mag gewerkt worden met een (bestaand) raamcontract op voorwaarde dat het raamcontract geldig is ten tijde van de dienst, levering of werk (hiervoor kijk je naar de datum van het raamcontract en de bepalingen van de duur), en dat aangetoond is dat het raamcontract conform de regels tot stand is gekomen. De documenten van de aanbestedingsprocedure van het raamcontract moeten steeds ingediend worden in het e-loket.
Belangrijk:
Let er op dat de aanbestedende overheid (de opdrachtgever) in de prijsvraag of het bestek, ook (co-)promotor is in het project EN ook diegene is aan wie de factuur is gericht en die de factuur betaalt. Indien meerdere (co-)promotoren facturen betalen, zorg je dat ze allen mee vermeld staan als opdrachtgever in de prijsvraag of het bestek.
Laat je begeleiden
De Wet op Overheidsopdrachten is complexe materie en fouten zijn snel gemaakt, zowel bij de plaatsing, de gunning als bij de uitvoering. Daarom voorziet het LEADER-secretariaat in ondersteuning.
Begeleiding op maat
Heb je een opdracht die moet gegund worden in kader van je plattelandsproject en wil je graag begeleiding?
Provincie Oost-Vlaanderen heeft een raamcontract met Geerts/Denayer advocaten. Afhankelijk van jouw vraag, biedt het LEADER-secretariaat ondersteuning door binnen dit raamcontract beroep te doen op hun juridisch-administratieve begeleiding bij de plaatsingsprocedure, of treedt het op als aankoopcentrale waardoor jouw organisatie gemakkelijk een beroep kan doen op hen.
Bij de plaatsing van overheidsopdrachten moet je als aanbesteder rekening houden met een aantal drempelbedragen. De meest recente bedragen vind je terug op de website van de Vlaamse Overheid.
De richtprijs voor de administratief-juridische begeleiding van een 'Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking' (OZVB) is 2.520 EUR exclusief BTW. Voor andere procedures kan steeds een offerte op maat gemaakt worden.
Voor een procedure aanvaarde factuur biedt Geerts/Denayer een gratis template aan. De link en het wachtwoord hiervoor zijn op aanvraag te verkrijgen.
Interesse? Stel je vraag voor ondersteuning via platteland@oost-vlaanderen.be en we bekijken samen met jou de opties.
De verschillende stappen bij een overheidsopdracht
1. Plaatsing
- Prospectie of marktverkenning
- Duidelijk omschrijving van de opdracht / bestek opmaken
- Raming van de opdracht (dit bepaalt de verdere procedure)
- Lancering van de opdracht: meerdere offertes opzoeken of opvragen bij relevante spelers
-->
2. Gunning
- Evaluatie offertes
- Gunning (=toekenning) van de opdracht + notificatie
-->
3. Uitvoering
- Opdracht wordt uitgevoerd
- Opletten voor wijzigingen aan oorspronkelijke opdracht!
- Betaling van de opdracht door de aanbestedende overheid.
Extra informatie
- Regelgeving rond Overheidsopdrachten: https://www.vlaanderen.be/het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/regelgeving
- Algemene informatie: https://www.vlaanderen.be/het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten
- Modeldocumenten: https://www.vlaanderen.be/het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/modellen
- Leidraad procedure aanvaarde factuur (onder €30.000): https://plattelandsloket.be/wp-content/uploads/2022/01/Procedure-aanvaarde-factuur.pdf
- Handboek VLM
© Provincie Oost-Vlaanderen
